4 συμβουλές για τέλειες υπαίθριες Κοινωνικές Εκδηλώσεις-Εγκαίνια
Τα εγκαίνια ενός καταστήματος και γενικά οι υπαίθριες εκδηλώσεις είναι ιδιαίτερα δύσκολο να οργανωθούν σωστά και απαιτούν πάρα πολύ μεγάλη προσοχή. Απλά και μόνο το γεγονός ότι θα λάβουν χώρα σε έναν εξωτερικό χώρο, σημαίνει ότι όλοι οι καλεσμένοι θα είναι στην ουσία στο έλεος του καιρού. Μία ξαφνική δυνατή βροχή για παράδειγμα, μπορεί όχι μόνο να χαλάσει την διάθεση και να κάνει τους παρευρισκόμενους μούσκεμα, αλλά μπορεί να προκαλέσει σημαντικές ζημιές στον εξοπλισμό της εκδήλωσης. Ο καιρός όμως δεν είναι παρά μία από τις προκλήσεις που παρουσιάζει η διοργάνωση υπαίθριων εκδηλώσεων.
Κάτι άλλο που πρέπει να έχετε στον νου σας είναι ότι θα πρέπει να υπάρχει και καλός φωτισμός στην εκδήλωση καθώς και παροχή ηλεκτρικού έτσι ώστε να λειτουργούν σωστά οι διάφορες ηλεκτρικές συσκευές και ο εξοπλισμός που χρειάζεται για την σωστή διεξαγωγή της εκδήλωσης.
Τι σημαίνουν όλα αυτά; Ότι θα πρέπει να προσέξετε πάρα πολύ καλά όταν ετοιμάζετε υπαίθριες εκδηλώσεις. Δεν είναι και ό,τι καλύτερο για ένα μαγαζί να χαλάσουν τελείως τα εγκαίνια του εξαιτίας μίας καταιγίδας ή μιας ξαφνικής μπόρας. Το ίδιο ισχύει και για μία δεξίωση γάμου ή βάφτισης. Η ελλιπής οργάνωση μπορεί να καταστρέψει ολοσχερώς αυτές τις μοναδικές εκδηλώσεις. Ας δούμε λοιπόν μερικά tipsπου θα πρέπει να γνωρίζετε αν σκέφτεστε να διοργανώσετε μία υπαίθρια εκδήλωση.
Προσοχή στην εποχή
Οι πιο καλές συμβουλές είναι πάντα και οι πιο απλές. Δεν είναι όλες οι εποχές κατάλληλες για υπαίθριες εκδηλώσεις. Αν έχετε μαγαζί και το ανοίγετε χειμώνα, καλό θα ήταν να κάνετε τα εγκαίνια σε κάποιο εσωτερικό χώρο ή να περιμένετε μέχρι την άνοιξη για να κάνετε τα επίσημα εγκαίνια. Το ίδιο ισχύει και για άλλες εκδηλώσεις. Αν δεν συντρέχουν κάποιοι λόγοι που να καθιστούν αδύνατη μία υπαίθρια εκδήλωση τη περίοδο Οκτώβριου – Μάρτη (μία προεκλογική ή παρόμοιου τύπου εκδήλωση δεν μπορεί να μετατεθεί), καλό θα ήταν να την αναβάλετε.
Προτιμήστε τις τέντες βαρύ τύπου
Οι τέντες εκδηλώσεων είναι αυτές που καθορίζουν σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία μίας υπαίθριας εκδήλωσης. Οι τέντες βαρύ τύπου μπορεί να είναι λίγο πιο ακριβές από τις ελαφρύ τύπου, αλλά προσφέρουν πάρα πολύ μεγάλη προστασία από τη βροχή και άλλα στοιχεία της φύσης. Επιπλέον, είναι πιο σταθερές και προσφέρουν πολλές παραπάνω δυνατότητες στη τοποθέτηση φωτισμού και άλλου ηλεκτρονικού και ηλεκτρολογικού εξοπλισμού. Είναι σίγουρα η ιδανική επιλογή για όλες τις ημέρες του χρόνου και για όλες τις εκδηλώσεις. Ακόμη και αν τα δελτία καιρού λένε ότι ο καιρός την ημέρα της εκδήλωσης θα είναι καλός, συνιστούμε να αποφύγετε τις ελαφριές τέντες και να επενδύσετε σε μία βαρύ τύπου. Τα οφέλη που θα σας παρέχει είναι πολύ περισσότερα. Καλό θα είναι να έχετε και μερικές τέντες παγόδες ξεχωριστές από τη κυρίως τέντα για το cateringή και για άλλες λειτουργίες που μπορούν να γίνουν και πέρα από την κυρίως τέντα.
Δώστε βάση και στο δάπεδο
Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που γίνονται στις υπαίθριες εκδηλώσεις είναι να μην καλύπτεται το έδαφος κάτω από τη τέντα με κάποιο υλικό. Το χώμα ή ακόμη και το τσιμέντο σίγουρα δεν είναι και ό,τι καλύτερο για τα ακριβά παπούτσια που ενδέχεται να φορούν οι καλεσμένοι. Επιπλέον, σε μία ξαφνκή κακοκαιρία το έδαφος μπορεί εύκολα να μετατραπεί σε λάσπη, ακόμη και αν έχει μία καλή τέντα από πάνω του, πράγμα που σίγουρα δεν θα έχει καλό αντίκτυπο στην εκδήλωση σας. Οι περισσότερες επιχειρήσεις ενοικίασης εξοπλισμού για υπαίθριες εκδηλώσεις διαθέτουν ειδικά δάπεδα για επικάλυψη του εδάφους. Συνιστούμε να τα νοικιάσετε!
Κοιτάξτε για προσφορές πακέτο
Η αλήθεια είναι ότι για μία άρτια οργανωμένη και επιτυχημένη υπαίθρια εκδήλωση χρειάζεται και αρκετός εξοπλισμός. Πέρα από τη κυρίως τέντα, ενδέχεται να χρειαστούν και κάποιες πιο μικρές οι λεγόμενες παγόδες. Επιπλέον, όπως είδαμε και παραπάνω, θα χρειαστεί και κάποιο ειδικό δάπεδο. Πέρα από αυτά όμως, θα χρειαστείτε σίγουρα και φώτα αλλά και άλλον ηλεκτρολογικό εξοπλισμό για το εσωτερικό της μεγάλης τέντας και πιθανώς και γεννήτριες. Αν τα νοικιάσετε όλα αυτά ξεχωριστά, είναι σίγουρο ότι θα ξοδέψετε πολύ κόπο και χρήμα. Η καλύτερη λύση θα ήταν να εμπιστευθείτε μία καταξιωμένη επιχείρηση η οποία να εξειδικεύεται σε τέτοιες εκδηλώσεις, σαν το ProvoliExpo.gr. Μία τέτοια επιχείρηση θα διαθέτει σίγουρα ό,τι θα χρειαστείτε και θα μπορέσει να σας κάνει μια ειδική προσφορά – πακέτο αλλά και να σας παρέχει χρήσιμες οδηγίες και συμβουλές για να εξασφαλιστεί η επιτυχία της εκδήλωσης σας.
